Firmy oraz instytucje wytwarzają dużą ilość dokumentów, nie tylko papierowych, ale też elektronicznych. W aktualnych czasach możliwe jest przeniesienie mechanizmów obiegu dokumentów do postaci elektronicznej. Jednak tradycyjny system i standardowe dokumenty papierowe istnieją w użytku na równi. Ich niszczenie jest definiowane przez RODO. Regulacja ta ustawia również jak przetwarzać dane osobowe oraz jak powinny zostać zniszczone nośniki danych i powinno przebiegać niszczenie danych osobowych. Profesjonalne usuwanie danych z nośników jest z biegiem czasu coraz bardziej ważne ze względu na to, iż duża część zarządzania firmami i instytucjami stała się elektroniczna. Dlaczego specjalistyczne niszczenie danych jest tak ważne i co nam zagraża, jeżeli usuwanie danych z komputera lub innego nośnika zostanie przeprowadzone niepoprawnie?
Przechowywanie danych i ich niszczenie
Poufne dane mogą być przechowywane m.in. na dyskach lub pendrive’ach, co pozwala na stworzenie archiwum danych bez tworzenia stacjonarnych dokumentacji. Większość informacji dotyczących przetwarzania, przechowywania i niszczenia danych z komputera i innych nośników zawiera RODO, ale także “Ustawa o ochronie informacji niejawnych” z 2010 r. oraz “Ustawa o rachunkowości” z 1994 roku. Dane po określonym czasie powinny zostać usunięte, gdyż kończy się czas ich przetwarzania. Niewłaściwe usunięcie danych z komputera czy innej dokumentacji może wiązać się z konsekwencjami finansowymi, dlatego upewnij się, że proces został przeprowadzony poprawnie i w razie potrzeby zatrudnij firmę specjalizującą się w obsłudze nośników danych.
Niszczenie danych według norm prawnych
Profesjonalne całkowite usunięcie danych jest ważne, aby nie zostały wykorzystane do niepożądanych celów przez osoby trzecie. Samodzielne usunięcie danych w wielu przypadkach jest niewystarczające, gdyż dane mogą zostać odzyskane przez profesjonalistów za pomocą specjalistycznych narzędzi. Bezpieczne usuwanie danych według RODO powinno odbywać się w sposób nieodwracalny. Zalecamy wynajęcie firmy specjalizującej się w obsłudze nośników danych. Ręczne usuwanie dokumentów z dysku nie daje wystarczającego potwierdzenia, czy zawarte w nich dane nie zostaną odczytane i przetworzone w przyszłości. Każdy dokument pozostawia ślad na dysku, nawet jeśli zostanie przeniesiony do kosza na pulpicie. Najskuteczniejszą metodą zniszczenia danych lub programów komputerowych na nośniku jest mechaniczna lub logiczna utylizacja nośnika danych.
[CTA]
Procedura zniszczenia i metody bezpiecznego niszczenia danych
Najbezpieczniejszym sposobem na zniszczenie danych z komputera czy innego nośnika jest zatrudnienie wyspecjalizowanej firmy do usunięcia danych. Usuwanie dokumentów i danych poprzez nadpisywanie danych nie jest w 100% skuteczne. Informatycy mogą nawet pobrać dane po pewnym czasie i je przeczytać. Nie należy również stosować amatorskich fizycznych metod niszczenia danych, gdyż to rozwiązanie nie gwarantuje bezpiecznego usunięcia danych. Warto skorzystać z profesjonalnej usługi. Proces niszczenia danych jest podobny do przetwarzania dokumentów. Nośniki danych gromadzone są przez firmę w specjalnie zabezpieczonych pojemnikach i transportowane do niszczarni. W tym momencie sam proces odbywa się przy użyciu jednej z metod – bez uszkodzeń lub z uszkodzeniem nośnika danych. Po wykonanym procesie otrzymujemy certyfikat potwierdzający bezpieczne zniszczenie danych, które zostało przeprowadzone zgodnie z procedurami. Ceny za zniszczenie danych, jak i całych nośników, ustalane są indywidualnie, w zależności od wybranego sposobu utylizacji, a także ilości niszczonych nośników danych.
